Bij het sluiten van een verkoopovereenkomst is het raadzaam om alle documentatie te archiveren. Stel dat er later iets aan de hand blijkt te zijn, kan er gekeken worden naar de gearchiveerde documenten.
In de huidige wereld waar het digitale tijdperk zich razendsnel aan het uitbouwen is, daar staat de Retail branche wat betreft archivering nog in een vorig tijdperk. Alle archivering van de verschillende koopovereenkomsten worden op dit moment nog hard copy bewaard. Hoe groter de winkel(keten) hoe meer ruimte er moet zijn voor het archief. Ruimte die ten koste gaat van de verkoopruimte, of ruimte die er extra ‘bijgehaald’ moet worden.
Colijn IT heeft er in haar software voor de meubelbranche voor gezorgd dat archivering minder ruimte kost, sneller werkt, makkelijker en veiliger is voor koper en verkopende partij.
Alle documenten die een handtekening van een klant vereisen kunnen nu digitaal getekend worden. Na het doorlopen van de check out in iONE wordt er digitaal een orderbevestiging klaargezet in de iONE app. Via deze app kan de klant een digitale handtekening zetten. De app is zo ingericht dat er voldaan wordt aan alle (inter)nationale wet -en regelgeving. In sommige landen moet de getoonde PDF bij handtekening een volledige inzage geven van de order of moet er opgeslagen worden op welke manier de handtekening gezet wordt. Door hier rekening mee te houden is de digitale handtekening een handtekening die juridisch standhoudt.
Is de digitale handtekening gezet, dan wordt deze in de database direct gekoppeld aan de originele order. Op hetzelfde moment wordt er een e-mail bericht verzonden naar de klant met een kopie van de orderbevestiging inclusief digitale handtekening. Het getekende document wordt in iONE opgeslagen onder documentatie, hier kan het document teruggevonden en opnieuw geopend worden.
Bij het gebruik van deze functionaliteit is een papieren archief verleden tijd. Er kan niets meer kwijtraken, alles is centraal benaderbaar voor iedereen die toegang heeft tot iONE. Een onmisbare functionaliteit in uw meubel software die het verkoopproces vereenvoudigt en tegelijk tijd en kosten bespaart.
Wilt u meer weten over het gebruik van deze functionaliteit? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.