MENU

Van volledig handmatig werken naar volledige automatisering

"Dit was onze kans om alles volledig te integreren"

Als je al ruim dertig jaar op dezelfde manier werkt, is het een behoorlijke uitdaging het roer volledig om te gooien. Zeker met 50 man personeel en meerdere locaties. Toch is dat wat deze klant deed. En méér nog dan dat. De drie bestaande softwaresystemen werden ingeruild voor één geïntegreerd digitaal systeem. Alle hardware werd vernieuwd. Én alle bedrijfsprocessen werden volledig geautomatiseerd. Over een cultuuromslag gesproken!

LEES HIER HET VOLLEDIGE VERHAAL

BEDRIJFSPROFIEL

    • Slaapkamer- en beddenspeciaalzaak
    • Opgericht in 1948
    • Vier filialen in midden-Nederland
    • Eigen design studio sinds 2019
    • 50 medewerkers

Verouderd op alle fronten

Ondanks de enorme groei die slaapkamer- en beddenspeciaalzaak Morpheus de afgelopen decennia heeft doorgemaakt, was van automatisering nog nauwelijks sprake. Voor de directe verkopen in de winkels werd gewerkt met traditionele kassa’s en handgeschreven bonnetjes. Veel werkzaamheden gebeurden met de hand. En de systemen die er waren, werkten onderling niet samen.

“In eerste instantie waren we ‘alleen’ op zoek naar een nieuw ERP-systeem. Maar tijdens de gesprekken met Colijn IT kwamen we erachter dat onze manier van werken in meerdere opzichten niet altijd even efficiënt was”, aldus Sander Minco, eigenaar en ontwerper van Morpheus.  

Brut_online_incl_label
Onebewerkt-2

Een dagelijks terugkerend probleem was dat er geen inzage was in de voorraadposities bij de verschillende filialen. Hierdoor ging veel tijd verloren met het rondbellen en zoeken naar de juiste artikelen. Voor de orderverwerking en inkoop van alle maatwerkproducten werd gebruik gemaakt van een beperkt ERP-systeem. Op de financiële administratie werd gewerkt met een apart financieel pakket, zonder enige onderlinge integratie. Voor het inplannen van leveringen en serviceafspraken werd een traditioneel planbord gebruikt. En alle managementinformatie moest handmatig worden vergaard. Ook de webshop draaide op een apart systeem en werd handmatig beheerd.

Het werken met verschillende, op zichzelf staande systemen, en het vele handwerk, was erg inefficiënt, tijdrovend en foutgevoelig. Actuele voorraadinformatie ontbrak, uitwisseling tussen de filialen was omslachtig en er was geen directe inzage in de bedrijfsresultaten. Bovendien lieten de bestaande systemen qua functionaliteit te wensen over.

UITDAGING

    • Verouderde software én hardware
    • Geen overzicht in voorraadposities bij de verschillende filialen
    • Geen integratie tussen bestaande systemen
    • Geen inzage in bedrijfsresultaten
    • Veel handwerk

"iONE biedt alles wat we zochten. En méér dan dat."

Sander Minco I eigenaar en ontwerper

>>

Een nieuwe koers

Ruimte voor verbetering dus. Met behulp van de iONE software is Morpheus een geheel nieuwe weg ingeslagen. De drie verschillende systemen zijn vervangen door één volledig geïntegreerd systeem, waardoor alle interne bedrijfsprocessen naadloos op elkaar zijn afgestemd. Hierdoor wordt niet alleen veel tijd, maar ook heel veel geld bespaard en wordt de foutkans teruggebracht tot een minimum.

“Dankzij iONE hebben we nu realtime inzage in de voorraadposities in andere filialen en kunnen artikelen tussen de winkels eenvoudig worden uitgewisseld”, aldus Sander Minco. “Ook de webshop is volledig geïntegreerd, zodat de voorraadinformatie altijd up-to-date is. Dat geeft veel tijd en rust.”

Bovendien worden alle orders uit de webshop automatisch verwerkt in iONE. Klantinformatie, orderdetails én betaalgegevens worden zo in één keer verwerkt. Dit bespaart heel veel dubbel werk én fouten. En voor alle maatwerk producten wordt nu gebruik gemaakt van de 2D productgenerator, waardoor uitsluitend nog (technisch) foutloze orders kunnen worden geplaatst.

Om het optimale resultaat uit de nieuwe software te halen, is op alle werkplekken de hardware vernieuwd en een snellere wifi-verbinding aangelegd. Ook is op verzoek van de klant een koppeling gemaakt met ScanSys en Exact Online. Alle bestaande product- en klantgegevens zijn geïmporteerd naar iONE, zodat er geen waardevolle historische informatie verloren is gegaan.

 

OPLOSSING

    • Volledige geïntegreerd digitaal systeem
    • Mogelijkheid tot interfiliale mutaties
    • Gebruik 2D productconfigurator
    • Nieuwe hardware op alle werkplekken
    • Snellere wifi-verbinding
    • Koppeling bestaande systemen

"De voorraadinformatie is nu altijd up-to-date. Dat geeft tijd en rust."

Sander Minco I eigenaar en ontwerper

>>

Plannen voor de toekomst

Geen kans heeft Morpheus onbenut gelaten om een enorme verbeterslag te maken. Op het moment van schrijven is de implementatie van iONE in volle gang. Om de overgang naar iONE zo soepel mogelijk te laten verlopen, staan de iONE consultants ter beschikking om de medewerkers te trainen en alle mogelijke vragen te beantwoorden. De volgende stap is het opzetten van een klantportaal: een platform voor de consument om de status van zijn order stap voor stap te kunnen volgen.

Sander Minco: “Mijn vader zei vroeger al: we gaan niet automatiseren om het automatiseren. Automatisering moet iets toevoegen of vereenvoudigen. En het moet efficiency opleveren. En dat is zeker wat we binnen iONE gevonden hebben.”

Woonwinkel Morpheus

HET RESULTAAT

méér efficiency

volledig geïntegreerd digitaal systeem

méér overzicht

mogelijkheid tot interfiliale mutaties

minder fouten

alle processen geautomatiseerd

méér
sturing

overal en altijd inzage in bedrijfsresultaten

Wat de klant zegt over ons

Waarom heeft u voor ons gekozen?
Ons bedrijf bestaat ruim zeventig jaar. Door de jaren heen hebben we met verschillende systemen gewerkt. Een automatiseringsslag is eerder ook al gemaakt, maar niet op dit niveau en zeker niet geïntegreerd. We zochten een programma dat veel kan en wat veel mogelijkheden biedt, zonder dat je meteen alles overhoop hoeft te gooien. We hebben zo’n drie pakketten onderzocht, variërend van heel eenvoudig tot heel complex. Uiteindelijk hebben we gekozen voor iONE, omdat deze software álle mogelijkheden bood die we zochten. En méér dan dat.

Hoe ervaart u de samenwerking?
Over het algemeen gaat de samenwerking heel goed. Vooral de begeleiding vanuit consultancy is heel prettig. Een programma kan nog zo goed zijn, het is en blijft (ook) mensenwerk. Voor mij is de persoonlijke klik dan ook heel belangrijk. Met onze directe contactpersoon is die er zeker. Iemand die z’n mannetje staat, maar ook precies de juiste snaar weet te raken.

Wat vindt u bij Colijn IT wat u bij andere aanbieders niet vindt?
iONE onderscheidt zich door de uitgebreidheid van de software. De standaard programmatuur dekt vrijwel alles af. iONE is zelfs zo compleet, dat we nog lang niet alle mogelijkheden hebben ontdekt. Begeleiding vanuit de consultants is wel echt een voorwaarde om het programma volledig in de vingers te krijgen.

Wat zijn uw bevindingen tot nu toe?
Ik ben tevreden met wat er nu staat. Ik zou zeggen een 7,5 of 8. Maar we gaan natuurlijk voor een 10. Vanwege de lockdown hebben we een deel van de implementatie naar voren gehaald en sinds maart 2021 zijn we ‘live’. Maar het is een ongelooflijke monsterklus. Met name de overgang van het oude naar het nieuwe systeem heeft tijd nodig. Ik verwacht dat we nog zeker tot het eind van het jaar nodig hebben om alles 100% in te richten en ons eigen te maken.

Wat hoopt u te bereiken met deze samenwerking?
Mijn doel is een volledig geautomatiseerd proces, waaraan nog steeds wel mensenhanden te pas komen, maar de kans op fouten vele malen kleiner is. En ik wil meer inzage in de bedrijfsresultaten, zodat we daar beter op kunnen sturen.

Klaar om volledig te automatiseren?
iONE is ook toegankelijk voor jou!

Is er in jouw bedrijf ook sprake van veel handmatig werk en/of verouderde systemen? Maar twijfel je nog of volledige automatisering voor jullie haalbaar is? Neem dan contact op met één van onze specialisten. We kijken graag met je mee wat we voor jou kunnen betekenen.

Geleverde software oplossing

    • iONE basissoftware
    • Transacties, incl. inkooporder-reservering, sales assistant, kassaverwerking en filiaal-administratie
    • Logistiek, incl. inventarisatie, besteladviseringen, locaties en inter-filiaal afhandelingen
    • Volledig geïntegreerde serviceverwerking met eigen workflow creaties
    • Volledige geïntegreerde planningsmodule, wagenplanning en notificatie systeem
    • Artikel- en voorraadbeheer
      • Productconfigurator 2D
      • Integratie met Exact Online
      • Zeer uitgebreide managementinformatie tools en statistiek functionaliteiten
      • Integratie met de bestaande webshop
      • Integratie van webshoporders naar iONE
      • Integratie met Scan Sys, t.b.v. automatische, digitale factuurverwerking
      • Importfunctionaliteiten t.b.v. aangeleverde artikelbestanden