iOne; de pratijk

In het 2e deel van 2015 is Hoogenboezem meubelen begonnen aan de gefaseerde ingebruikname van het nieuwe softwarepakket van Colijn IT; iOne. Kort na de zomer van 2016 is tevens de geïntegreerde webshop op Hoogenboezem.nl live gegaan. Wij zochten Martin Hoogenboezem op om eens concreet te vragen; hoe zijn de ervaringen en wat levert het op?

Laten we beginnen bij het begin; Hoogenboezem is op het moment van schrijven een jaar live met een aantal van de functionaliteiten (schermen) van iOne, te weten: Verkoop, Kassa, Inkoop, EDI en Logistiek. Fasegewijs sluiten zij daar andere bedrijfsprocessen bij aan en derhalve zijn in de loop der tijd toegevoegd; Levernotificaties, Webshop en Klantenportaal. Op korte termijn komen daar ook Services en Leverplanning bij. Het is dus een omgeving in continue beweging en daarom zijn we voor bepaalde onderdelen wat aan de vroege kant om te vragen naar de resultaten. Gelukkig is de heer Martin Hoogenboezem iemand die altijd vinger aan de pols houdt in de organisatie en daardoor een goed beeld heeft bij veranderingen die plaatsvinden. En -omdat wij nu eenmaal directe Zeeuwen zijn- vroegen we hem allereerst naar zijn omzet..

groeiende omzet hoogenboezem

Deze vraag kwam hij wijselijk tegemoet met een voorzichtig geformuleerd antwoord; Hoogenboezem meubelen merkt uiteraard dat de markt nu écht aantrekt en ziet dit duidelijk terug in de resultaten. Met name de initiatieven die zijn ontwikkeld  (door Hoogenboezem alsmede door brancheorganisaties) en de investeringen die zijn gedaan tijdens de “rustige periode”, betalen zich nu dubbel en dwars uit. Één van die investeringen is de overstap naar iOne en de aanschaf van een geïntegreerde webshop van Colijn IT. De voordelen liggen voor Hoogenboezem voornamelijk in directe kostenreductie, informatiemanagement en verhoogde efficiency wat natuurlijk het bedrijfsresultaat positief beïnvloed. We gaan in dit artikel op elk van die voordelen verder inzoomen.

Efficiency

Met name “efficiency” is een abstract begrip waarvan elke leverancier van B2B (ICT) oplossingen zal claimen dat zij daarop een positieve invloed teweeg zullen brengen. Wat wij willen weten (en hopelijk u ook), is; waar zitten de efficiency voordelen van iOne en hoe groot zijn die? De heer Hoogenboezem zegt hierover het volgende: “gemiddeld werken we 10% efficiënter, zelfs 20% voor administratieve functies sinds de overstap naar iOne”. Deze verbetering wordt voornamelijk gerealiseerd door het reduceren van de “operationele ruis”, waardoor iedereen zich kan richten op zijn of haar kerntaken en er zelfs weer taken opgepakt kunnen worden die voorheen bleven liggen of slechts ten dele konden worden uitgevoerd. Deze ruis wordt sterk verminderd wanneer de software de bedrijfsprocessen nauwkeurig kan volgen en zijn gebruikers daarin begeleid zodat fouten worden voorkomen. Tevens zijn de schermen logisch en overzichtelijk opgebouwd en heeft men meer mogelijkheden. Hierdoor kan het personeel op een prettige en snelle manier de gewenste informatie vinden en taken uitvoeren. Dit alles zorgt voor veel minder controle en overhead op de operatie; “dat scheelt enorm”.

Andere veroorzakers van de “operationele ruis” zijn natuurlijk de klanten zelf; services, klachten, opmerkingen en vragen kunnen een enorme afleiding zijn en daardoor per definitie erg inefficiënt. Zeker wanneer ze tussen lopende taken door moeten worden opgepakt. Deze vorm van ruis reduceer je door verbeterde informatiemanagement, oftewel: communicatie. Door automatisering van de communicatie aan de klant over bijvoorbeeld artikelinformatie, voorraden, order statussen en leverinformatie trekt de retailer het initiatief naar zich toe en wordt het personeel minder onderbroken door ad-hoc vragen omdat de klant deze informatie al proactief heeft ontvangen. Hierbij kan men denken aan diverse automatische notificaties via mail of sms, maar natuurlijk ook aan de informatie die de klant kan raadplegen op het web betreft productspecificaties, voorraden en zichtlocaties. Ook het personeel zelf is beter geïnformeerd omdat eenduidige informatie ten alle tijden en overal ter beschikking staat. “iOne geeft een bepaalde professionaliteit die zich afstraalt naar het personeel en daarmee naar de klant”.

Innovatie hoogenboezem

Hoewel efficiëntiewinsten in theorie uitgedrukt kunnen worden in harde valuta, is dit in de praktijk lastiger omdat de bespaarde tijd en middelen doorgaans direct worden geïnvesteerd in andere zaken. Bijvoorbeeld; de dagen die bespaard worden bij de controle van verkooporders kunnen nu worden besteed aan nieuwe concepten en ideeën om de verkoop te stimuleren. Hoewel dit ontegenzeggelijk grote waarde heeft, kan de heer Martin Hoogenboezem hier geen absoluut bedrag op plakken.

Directe kostenreductie

Voor het directe kostenvoordeel aan de inkoopzijde is dit een ander verhaal, aangezien dit wel goed meetbaar is. Hoogenboezem heeft op basis van tussentijdse rapportage berekend dat de bestelfouten zijn afgenomen van ca. 3,6% naar ca. 0,4%. Hoewel de 3,6% foutkans bij Hoogenboezem bij aanvang al noemenswaardig lager lag dan het gemiddelde, hebben we het hier dus alsnog over een reductie van de foutkans van wel 90% binnen het eerste jaar dat zij met iOne werken. Uiteraard hebben de foutief bestelde producten doorgaans nog een bepaalde waarde, maar men zal daar altijd een flink percentage op moeten afschrijven. De som van deze afschrijvingen is de concrete besparing door vermindering van de foutbestellingen. De besparing gaat echter nog verder doordat er minder magazijnruimte in beslag genomen wordt en door de bespaarde afhandeling & administratieve overhead.

Hoogenboezem

Uiteraard kan bedrijfssoftware hier slechts in faciliteren, maar dat levert op zichzelf geen besparing op. We vroegen derhalve aan Martin Hoogenboezem hoe zij deze mooie besparing hebben weten te realiseren: Bestelfouten worden in het algemeen voorkomen door (1) de zelfverantwoordelijkheid te stimuleren van degene die de order invoert (de verkoper), (2) door eigen inspanning middels het toevoegen van de juiste kenmerkvragen per artikel en (3) het goed controleren van het besteladvies. Mede dankzij de gebruiksvriendelijkheid en de faciliteiten van iOne, de EDI-catalogi van Habufa en de uitgebreide artikelbestanden van IMG is het inzicht en daardoor ook de zelfverantwoordelijkheid van de verkopers toegenomen. Uiteraard past dit ook in onze bedrijfsfilosofie en is dat iets waar wij bewust aan werken.”


Op basis van bovenstaande informatie zullen we een klein rekenvoorbeeldje uitwerken. Stel; uw onderneming koopt jaarlijks producten in voor twee miljoen euro. Daarvan blijkt 5% foutief, welke u vervolgens verkoopt met een gemiddelde korting van 40% op uw normale calculatiefactor van 2 (excl. BTW). Een reductie op de foutkans van 90% zou in dat geval een besparing opleveren van: €2.000.000 x 5% = €100.000 x 2 = €200.000 x 40% = €80.000 - 90% = €72.000,- jaarlijks!

Geïntegreerde webshop

Naast iOne maakt Hoogenboezem sinds Q3 2016 ook gebruik van een geïntegreerde webshop van Colijn IT. Hoewel Hoogenboezem heeft gekozen voor een oplossing waarbij er geen bestellingen op de webshop kunnen worden geplaatst, zijn de effecten al wel merkbaar, zelfs al na slechts 3 maanden na livegang (moment van schrijven). Voorheen beschikte Hoogenboezem al over een website waar artikelinformatie d.m.v. feeds werd geïmporteerd en dus kunnen we in dit geval geen vergelijk maken tussen een “standalone” en een geïntegreerde webshop. Desondanks bevestigd dhr. Hoogenboezem dat de nieuwe webshop voordelen biedt als gevolg van de volledige integratie met iOne. De nieuwe webshop biedt veel meer informatie als het gaat om voorraden, zichtlocaties en controle de gepubliceerde collectie. Als een gevolg van deze rijkere informatie zien we o.a. een stijging in paginaweergaven van 38% en een toename in bezoekduur van 27% ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Deze verhoogde “engagement” is puur organisch (dus zonder additionele marketing stimulansen), aangezien Hoogenboezem vorig jaar een adwords campagne hadden lopen waar dat momenteel niet het geval is. Maar, waar het uiteindelijk écht om gaat is wat ze terug zien in de winkel: “We merken dat we meer mensen direct naar onze winkels trekken via de webshop en dat de bezoekers vooraf goed geïnformeerd zijn. Ik vermoed ook dat er daardoor naar verhouding minder “kijkers” en meer “kopers” in de winkels lopen en daardoor gaat het rendement van de verkopers op de winkelvloer omhoog. Ook raken we veel sneller en makkelijker onze showroommodellen kwijt doordat mensen veel gerichter zijn.”

Ondanks dat Hoogenboezem nog maar vrij recent iOne en de geïntegreerde webshop heeft geïmplementeerd en dat bepaalde processen nog moeten worden geautomatiseerd in de nabije toekomst, zijn er al mooie resultaten zichtbaar. We willen benadrukken dat deze resultaten bovenal een gevolg zijn van ondernemerschap, visie en durf vanuit Hoogenboezem zelf. Dat onze software daarin een faciliterende en ondersteunende rol kan spelen, is iets waar we zeer trots op zijn.

iOne-CDG intergratie hoogenboezem

 

Tot slot, de rapportcijfers van Martin Hoogenboezem:

-          Tevredenheid over iOne:                                           8

-          Tevredenheid over de geïntegreerde webshop:       8

 

Met grote dank aan Martin Hoogenboezem dat hij deze informatie met ons en met jullie wilde delen.